Nous sommes souvent négligents envers l’information dans notre espace de travail, que ce soit des présentations papiers, des contrats, des clés USB ou des sessions ouvertes.
L‘information sur nos bureaux est toujours disponible et nous profitons pleinement de son accès en tout temps. Mais il est important de contrôler cet accès, surtout pour les personnes non autorisées.
Des statistiques montrent que 55 % des vols sur le lieu de travail se produisent au bureau des employés. Un taux énorme suscitant la mise en place d’une politique de « Clean Desk » qui devient essentielle pour se protéger contre le vol d’informations.
Cette politique stipule que tous les documents, y compris les présentations PowerPoint imprimées, les reçus, les CVs, les billets de train/d’avion et tout ce qui contient des renseignements sensibles ou personnels, doivent être bien conservés dans des classeurs et des armoires verrouillées à clé lorsque les employés ne sont pas présents dans leur bureau.
Vers des bureaux « Paperless » et « Dataless », nous vous proposons des points de contrôle à vérifier:
Vos documents et clés (USB, Token, carte d’authentification, etc.) doivent être dans une armoire ou dans un tiroir verrouillé à clé ;
Vos identifiants et vos mots de passe de connexion ne doivent pas être inscrits sur des « post-it » accrochés à vos postes de travail, ou à proximité ;
Vos bureaux doivent être vides de tous papiers à la fin de la journée de travail ;
Les informations sensibles ne doivent pas être discutées dans des endroits partagés avec les autres employés ou dans des lieux publics ;
Les informations sensibles sur vos écrans ne doivent pas être vues facilement par des personnes externes ou non autorisées. Vous pouvez utiliser des filtres de confidentialité sur vos écrans ;
Vos documents papiers doivent être libellés selon leur niveau de confidentialité et de sensibilité pour pouvoir les identifier et les protéger rapidement ;
Votre poste de travail doit être en veille lorsque vous vous en éloignez, même si ce n’est que pour une courte période ;
Votre poste de travail mobile (« Laptop ») doit être attaché à un câble de sécurité. Le vol d’informations comprend également le scénario de vol d’équipements contenant de l’information ;
Les salles de réunions doivent également être vidées après la tenue de la réunion. Notamment, les documents papiers laissés sur les tables de réunion ou les notes sur les « paperboard » qui ont pu faire le sujet de prise de décisions de management.
Loin de la sécurité et de la protection des données, avoir un bureau propre et ordonné réduit le stress au sein d’une organisation.
On a aussi révélé que l’encombrement des bureaux peut en fait diminuer la productivité et la motivation des employés.
« Tidy* desk tidy mind » ou « Messy* desk messy mind »…c’est à vous de choisir !
*Tidy = rangé
*Messy = en désordre
Loubna